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会议策划

信息编号:1045更新日期:2013/3/20人气:
策划------会议成功的关键 无论您是什么行业的企业或单位举办会议,不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临各种问题: 1:需要做些什麽? ...

 策划------会议成功的关键
     无论您是什么行业的企业或单位举办会议,不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临各种问题:
1:需要做些什麽?
     会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
2:谁来筹划会议?
     从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。会议筹划者的职责:作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。* 善于与人共事* 善于注意小节* 善于解决问题* 善于与人协商* 能够管理会议财务事宜* 熟悉酒店运作* 能够安排恰倒好处的菜单* 能够熟练操作电脑* 能够熟练地与视听服务公司打交道* 能妥善接待贵宾和外国客人* 熟知各种礼仪* 行事果断、执着

会议筹划者的任务:
    * 制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标* 制定会议议程* 了解可供使用的场所和设施情况* 选择或提议合适的场所* 检查并比较各项设施* 安排交通事宜* 协调会务工作人员的活动* 招收、培训会务人员和广告人员* 制定可行预算或按既定预算安排有关工作* 确定各项工作的时间安排* 视察选定的场所和设施* 与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)* 确定印刷公司* 安排食品、饮料有关事宜* 讨价还价* 同会议发言人和各位贵宾进行联系
3:主要会议类型:
    * 销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
    * 年会:可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。
    * 产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
    * 研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
    * 专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
    * 奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
    * 培训会议:一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所,培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。

4:会议筹划步骤:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些:
   * 培训 * 通知 * 教育 * 探讨问题 * 做决策
   * 引入新事物或介绍新人员
   * 激励 * 开发 * 展示 * 促进与改善 * 解决问题
   * 讨论如何赢利 * 赢利

5:会议目标
在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:
    * 预计召开会议的日期;* 会议预计召开几天;* 打算在什麽地方召开会议;会议形式或程序是什麽;
    * 需要多大的场地;* 以前开过这样的会议吗?结果如何;* 将有多少人到会;* 会议预算是多少;
    * 与会者对费用开支很在意吗?* 打算选用什麽级别的酒店和设施;* 打算选用最高级的房间标准是什麽;
    *  谁来制作会议邀请函;* 会议需要向与会者打印相关资料吗?* 会议的发言人有哪些?* 会议需要什麽样的视听设备;
    * 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;* 与会者可以携带家属吗?* 有谁来承担这些活动的费用。
    * 打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
只要明确的告诉我们您对会议的要求,剩下的就由我们来为您服务,我们将会为您提供最明细的会议策划、最优质的服务,相信以我们的能力和实力定能让您此次会议满意而归,满载而归!

 
会议策划
1:会场预约
  我们将根据您的需要,为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。
2:负责会场的布局,设备安装调试
  我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要,为您提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。
3:印刷材料的设计制作
  我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置.
4:参会者的接送
  我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.
5:参会者的餐饮
  我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用餐地点.
6:参会者业余时间的安排
  我们将根据参会人员的喜好,为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路,方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供你选择.

依托四川省中国青年旅行社强大的信息资源和服务体系,本旅行社在承办各种会议方面具有独到的专业优势,我们能够为客户提供吃、住、行、娱、购一整套完善的会议策划实施方案;从主题创意、内容策划、参会人员的邀请、会场设计安排、接待宴请、媒体支持及政府关系协调等等,事无巨细,我们都会为您一一安排。 
 
 

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